Como pedir Koseki Tohon por conta própria

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Para solicitação ou renovação de visto no Japão para a categoria Descendentes (nissei, sansei, yonsei e respectivos cônjuge e filhos) o Escritório da Imigração solicita o Koseki Tohon (registro familiar) recente.
Este mesmo documento também é solicitado em caso de solicitação de cidadania japonesa.

Somente a prefeitura que tem o registro do Koseki, poderá emitir o documento. A solicitação poderá ser feita via correio.

Etapas para solicitação de Koseki Tohon (registro familiar):

  • Preenchimento do formulário de solicitação
  • Anexar cópia de documentos
  • Anexar Kogawase (taxa de pagamento da solicitação)
  • Anexar envelope resposta
  • Endereçar o pedido para a Prefeitura (Divisão de cidadãos)

Formulário de solicitação.

Nas prefeituras você poderá encontrar o formulário de pedido de koseki, em duas versões, pedidos particulares e pedidos de empresas. O modelo do formulário difere de prefeitura para prefeitura, porém os dados solicitados são os mesmos.
O nome do formulário é:

戸籍謄抄本等交付申請書 [koseki tōshōhon-tō kōfu shinsei-sho], ou seja, Formulário de Pedido de emissão de cópia do registro familiar Para imprimir no caso de pedido particular
Arquivo PDF 個人での申請の場合の戸籍謄抄本等交付申請書はこちら(PDF形式:62KB)  

Ou, o mais comumente usado pelos estrangeiros, com tradução adicionada

籍謄抄本等の郵送依頼書 [koseki tōshōhon-tō no yūsō irai-sho], ou seja, Formulário de solicitação do registro familiar pelo correio]
Excell https://www.az-blog.com/wp-content/uploads/2020/11/籍謄抄本等の郵送依頼-書ポルトガル語)-1.xlsx PDF https://www.az-blog.com/wp-content/uploads/2020/11/籍謄抄本等の郵送依頼-書ポルトガル語)-3.pdf  

Preenchimento do Formulário:

  • No Japão há vários tipos de Koseki (registro familiar), dependendo da finalidade.
  • Usamos o Koseki Tohon 「戸籍謄本」para solicitação e renovação de visto.
  • Atualmente há dois tipos de impressão do Koseki: manuscrito ou digitalizado (mais recente).

Modo de preenchimento

  • Nome e endereço completo do solicitante e telefone para contato
  • Tipo de Koseki solicitado e quantas vias está solicitando
  • Endereço do familiar registrado no koseki. Se não conseguir copiar todo o endereço, escrever até onde conseguir ler. A cópia do koseki que você estará anexando, poderá ser consultado pela prefeitura para esclarecer os detalhes.
  • Nome do familiar que deseja o Registro Familiar [seu pai ou mãe,  avô(ó), seu bisavô(ó)
  • Nome e data de nascimento do solicitante
  • Finalidade. Assinalar 「ビザ」
  • Seu grau de parentesco com a pessoa do koseki

Atualmente há dois tipos de impressão do Koseki: manuscrito ou digitalizado (mais recente).   Veja onde encontrar os dados nos modelos abaixo:

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Com relação aos documentos a serem anexados

Certidão de Nascimento do solicitante + tradução
1. Pode ser cópia. Para que a prefeitura possa verificar seu grau de parentesco com o titular do Koseki, no caso do solicitante ser nissei ou sansei.
2. No caso de ser yonsei, anexar também a certidão de nascimento do pai ou mãe descendente.No caso de não descendente, anexar a certidão de casamento e certidão de nascimento do descendente.

Documentos que comprovam sua identidade
Cópia do Zairyu Card, passaporte, carteira de habilitação.

Enviar cópia do koseki tohon
A cópia (mesmo antiga) do koseki agiliza bastante a prefeitura na hora de buscar os dados.

Taxa de solicitação

  • O pagamento da emissão do Koseki é feito com selo fiscal (teigaku kogawase).
  • Você deve ir à Agência do Correio e comprar o selo fiscal (teigaku kogawase).
    O valor dependerá do tipo de koseki (no caso, Koseki Tohon ¥450) e da quantidade de vias que deseja (multiplicar ¥450 pelo número de vias). Será cobrado taxa de emissão do selo fiscal (cerca de ¥100).
  • Colocar o selo fiscal dentro do envelope com a solicitação do correio.
    Caso você não envie o selo fiscal, a prefeitura entrará em contato pedindo para enviar, somente depois de receber o selo postal, será emitido o Koseki.
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Envelope resposta

  •  Enviar um envelope padrão (pode ser aquele pardo) com selo de ¥94 colocado.
  • Na frente do envelope, escrever o seu endereço completo e seu nome.
     Neste envelope resposta será enviado para você pela prefeitura.
  • Enviar para a prefeitura onde o koseki está registrado.

Muitas cidades, vilas, mudaram de nome desde que o koseki foi
registrado inicialmente. Para saber em qual prefeitura enviar, verificar no final do Koseki, qual foi a prefeitura que emitiu mais recentemente a cópia que você tem em mãos.

Enviar a solicitação do koseki para a Prefeitura, Divisão de Cidadãos [市民課 shimin-ka] Setor de Registro Familiar [戸籍係 koseki kakari]

 código postal  
Hiroshima-ken Naka-ku Kokutaiji-machi 1chome 6-34  
Hiroshima City Hall  
Shimin-ka Koseki-Kakari  
exemplo
  • Para saber o endereço da Prefeitura
    Procure na busca (internet), o nome da prefeitura e endereço
    Exemplo: Hiroshima City Hall Address ou 広島市役所住所

Prazo de entrega

Depende muito de cada prefeitura.

Quanto mais dados completos tiver, mais rápido será emitido. Leva cerca de uma semana para você receber em casa. No caso de documentos ou dados faltando, poderá levar de duas a três semanas.

Prazo de validade

No Japão, o prazo de validade é estipulado conforme o órgão solicitante. No caso de solicitação ou renovação de visto, o prazo é de 90 dias após a emissão.

No Brasil, para solicitação de visto, o mesmo documento tem validade de um ano.

Para aqueles que necessitam de assessoria para documentação de renovação de visto, elegibilidade, visto permanente, entrar em contato:
tel 090-9948-2897 Nilza Yoshida (Line, Messenger, WatsApp)

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